第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质， 依据国家相关法律法规和《慈溪市热处理行业协会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“慈热协字”和“慈热协秘字”。“慈热协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该类文件需加盖协会印章。“慈热协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该类文件需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长或会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以“慈热协字”发出的各类文件需经本会会长签发，以“慈热协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《慈溪市热处理行业协会行文呈批表》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《慈溪市热处理行业协会文件传阅处理表》，报秘书长或协会领导阅批。
第十条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十一条 协会的印章和业务专用章实行集中管理，按权限审批、留档和使用登记。
第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十三条 “慈溪市热处理行业协会”印章的使用，由本会会长审批。“慈溪市热处理行业协会秘书处”印章的使用由本会秘书长审批。
第十四条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具。凡是盖协会公章的文件、证明、资料等都必须由要求盖章人和盖章人签名后的复印件存档备查。
第十七条 本制度经第一届理事会第一次会议审议通过，由理事会解释。